Personvern

Sotranot AS personvernerklæring

Denne personvernerklæringen forteller om hvordan Sotranot AS samler inn og bruker personopplysninger.

Sotranot AS, ved daglig leder, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).

Behandling av personopplysninger på www.sotranot.no

Daglig leder har det daglige ansvaret for Sotranot sine behandlinger av personopplysninger på Sotranot.no, med mindre annet er oppgitt under. Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel å motta nyhetsbrev. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Funbit AS er Sotranot sin databehandler, og er vår leverandør for utvikling og vedlikehold av nettstedet.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Det er kun Sotranot AS og Funbit AS som har tilgang til opplysningene som samles inn. En egen databehandleravtale mellom Sotranot AS og Funbit AS regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.

Nettstatistikk

Sotranot AS samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på Sotranot.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Vi samler inn hele IP-adressen, men IP-adressen avidentifiseres slik at bare de tre første gruppene i adressen brukes til å generere statistikk. Det vil si at dersom IP-adressen består av numrene 195.159.103.82, brukes bare 195.159.103.xx. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.

Vi bruker analyseverktøyene Google Analytics og Facebook Pixel på vårt nettsted. Informasjon fra disse verktøyene utleveres ikke fra Sotranot AS til andre aktører.

Informasjonen som samles inn av Google Analytics, lagres på Googles servere i USA. Mottatte opplysninger er underlagt Googles retningslinjer for personvern.

Sotranot AS har en aktiv tilstedeværelse på flere sosiale medier, inklusiv Facebook. Facebook Pixel er et script som forbedrer samspillet mellom Facebook og www.sotranot.no ved å måle trafikk på tvers av Facebooks grensesnitt og våre nettsider. Vi bruker dataen som samles inn av pixelen til å levere spesialtilpasset innhold til dem som besøker våre nettsider, og til markedsføring på Facebook. Mottatte opplysninger er underlagt Facebooks retningslinjer for personvern.

Kontaktskjema

På nettsiden kan du be Sotranot AS om å ta kontakt med deg, dersom du har et generelt spørsmål til oss. Når du bruker kontaktskjema vil vi benytte den informasjonen du gir fra deg, til å ta kontakt med deg. Vi har ingen rutiner for regelmessig sletting av denne informasjonen.

E-post og telefon

Sotranot AS benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet.

Sotranot AS sine medarbeidere benytter i tillegg e-post og SMS i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post eller SMS. Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Ansatte har en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som journalføres. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Opplysninger om ansatte

Sotranot AS behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn, personalansvar og regnskap. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er daglig leder og regnskap som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid. Dessuten registreres det opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet.

Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling, telefon, e-post og bilde regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på Sotranot AS sine nettsider.

Rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Sotranot AS har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i en av Sotranot AS sine systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger Sotranot AS ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Besøk i Sotranot sine lokaler og deltakelse på arrangement i vår regi

Liste over kursdeltakere: Når du melder deg på kurs, lagres informasjon til bruk for kursadministrasjon og for å ta inn kursavgift.

Lagring av kundeinformasjon på kassesystem

Ved ønske fra kunder lagrer vi kundeinformasjon som navn, telefonnr og e-post på kassesystem. Hensikten med å lagre personer som kunde er å kunne etablere et kundeforhold, gi eventuelle rabattavtaler, samt registrere salg knyttet til salgsgaranti for kunde. Ved avsluttet kundeforhold slettes vi kundedata.

Kontaktinformasjon

• E-post: mail@sotranot.no
• Telefon: +47 56335950
• Postadresse: Postboks 33, 5341 Straume